Handlingsplan for kommunikasjonsaktiviteter

Når kommunen utvikler handlingsplan for kommunikasjon bør man tenke helhetlig for hvert budskap som skal kommuniseres. Det har mye sterkere effekt å gjennomføre flere parallelle aktiviteter gjennom ulike kanaler med samme budskap enn å gjennomføre enkeltstående aktiviteter spredt over tid.

I kommunikasjonsstrategien har kommunen definert en oversikt over hvilke budskap som skal kommuniseres til hver av målgruppene. For hvert av disse punktene bør det lages en "aktivitetspakke" som gjør at det samme budskapet formidles til målgruppen på flere forskjellige måter samtidig. Dette kalles "kommunikasjonsmiks".

Kommunikasjonsmiks

I en kommunikasjonsmiks definerer man hvilke ulike kanaler (brev, brosjyrer, avisoppslag, kurs etc) som skal brukes og hvordan disse skal brukes for å nå frem med budskapet til mottakergruppen. Aktuelle tiltak kan være:

• Utsendelse av brev eller informasjonsmateriell
• Informasjon på kommunens internettside
• Informasjon på kommunens intranettsider
• Gjennomføring av aktiviteter/events
• Informasjonsmøter, frokostmøter, kurs, fordrag
• Artikler i lokalpressen/innslag i lokalradio

Ikke alle kanaler egner seg like godt for alle budskap eller målgrupper, så hvordan miksen skal bygges opp må vurderes i hvert enkelt tilfelle.

Innhold i handingsplanen

Handlingsplanen bør inneholde informasjon om:

• Budskap
• Målgruppebeskrivelse (detaljert)
• Hvilket punkt i energi- og klimaplanen aktiviteten støtter
• Målsetting med aktiviteten; fortrinnsvis tallfestet og målbar
• Aktivitet – hva skal gjøres
• Kanal – hvordan skal det gjøres
• Ansvarlig for gjennomføringen
• Ressursbehov
• Hvem som må involveres
• Tidspunkt for når planleggingen bør starte
• Frist for gjennomføring
• Evaluering/oppfølging